Expériences et projets
Informatisation : même pas peur !
Une informatisation n’est pas une opération neutre, elle peut remettre en cause le fonctionnement actuel de la bibliothèque, impacter les méthodes de travail et d'organisation. La Médiathèque départementale est un partenaire de la collectivité dans l’étude de faisabilité, du stade de la réflexion jusqu'à son aboutissement technique.
Quelle que soit sa typologie, une bibliothèque peut s'informatiser en choisissant un SIGB libre ou payant.
Dans sa volonté d'atteindre sur le territoire 100 % de bibliothèques informatisées, la Médiathèque départementale accompagne les structures désireuses de concrétiser ce projet en :
- subventionnant l'achat de matériel informatique
- proposant l'installation du logiciel libre Waterbear et la formation au personnel
La décision d'informatiser une bibliothèque est très souvent associée à un projet d’ouverture d’un nouvel équipement, à une modernisation du fonctionnement de la structure ou encore à l'intégration d'une structure à un réseau de lecture publique. Ce projet se pense plusieurs mois à l'avance selon son ampleur.
L’informatisation améliore :
- le fonctionnement interne en automatisant les tâches de gestion, prêts, retours, réservations, relances, catalogage, inventaire, statistiques et éditions… En conséquence, elle offre une plus grande disponibilité du personnel pour l’accueil du public, la valorisation et la médiation des collections.
- les services rendus aux usagers par la mise à disposition de postes informatiques pour naviguer sur Internet, accéder à des ressources numériques, consulter le catalogue, y effectuer des recherches, réserver des documents...
En outre, elle facilite la réalisation du rapport annuel d'activité. Ce dernier est essentiel pour faire connaître le fonctionnement de la bibliothèque auprès des différentes institutions (Mairie, EPCI, Département, Etat) et les services rendus à la population.
En plus de la gestion courante de la bibliothèque, les fournisseurs de logiciels SIGB offrent une visibilité en ligne de l'établissement avec un portail proposant des services au public (coups de coeur, nouveautés, agenda des animations...) et une mise en réseau possible avec d'autres bibliothèques d'un territoire.
Les pratiques des agents des bibliothèques et des usagers évoluent grâce à la RFID (Radio Frequency Identification). Elle réduit le nombre de gestes répétitifs lors des transactions de documents qui sont ainsi traités par lots. Les inventaires et récolements sont simplifiés. Les lecteurs sont autonomes pour les prêts et retours grâce à des automates de prêts.
Cette opération a un coût quel qu’en soit le projet et le choix du SIGB (libre ou payant). Il est important de prévoir dans le budget consacré à l'informatisation les points suivants :
- le matériel (ordinateurs, écrans, imprimantes, onduleur...) et son installation
- le logiciel si choix d'un SIGB payant
- les frais de la maintenance annuelle du matériel et/ou du logiciel (mise à jour)
- le coût de l'hébergement de la base de données (version web du logiciel)
- la formation des personnels
- la récupération des données pour les bibliothèques qui se ré-informatisent
- l'achat de fournitures (codes barres...)
La Médiathèque départementale propose aux bibliothèques souhaitant s'informatiser un suivi de leur projet, de la réflexion jusqu'à la mise en service.
Comment informatiser ?
Quelques conseils :
- Les bibliothécaires, en plus des démonstrations de logiciel, peuvent contacter les communautés des utilisateurs du logiciel
- Si cela est possible, associer la DSI de la collectivité ou de l'EPCI pour la rédaction du cahier des charges et le dépouillement des offres.
- Avant le paramétrage du SIGB, le personnel réfléchira à la durée de prêt des différents supports, au nombre maximal de prêts par lecteur, aux différentes catégories de lecteurs...
- Parmi le personnel, désigner la personne "référente" du logiciel qui sera l'interlocutrice privilégiée entre les bibliothécaires et le fournisseur du logiciel.
- Afin de faciliter l'autonomie du personnel sur le logiciel, il est important de réaliser des tutoriels détaillés mais simples d'utilisation surtout pour les fonctions de base du SIGB (prêt et retour de documents, recherche au catalogue).
- Communiquer auprès des usagers est essentiel : nouveaux services, nouvelles modalités de fonctionnement de la bibliothèque, nouvel aménagement des espaces....
- Le futur logiciel doit respecter certaines normes garantissant l’échange des informations, l’import-export des notices et une meilleure exploitation du catalogue : normes ISO 2709, Z 3950, recommandation 995, nouvelle norme FRBR, UNIMARC...
- Depuis l’entrée en vigueur du RGPD (règlement général sur la protection des données), il n'est plus nécessaire de déclarer à la CNIL le fichier informatique d’inscription des usagers et de gestion des prêts mais il existe des règles en matière de conservation des données à respecter.
En amont d'une informatisation
Une informatisation, ce n'est pas seulement choisir un logiciel. C'est aussi l'occasion de repenser l'organisation et les services de la bibliothèque. Voici une liste non exhaustive de préalables à avoir en tête.
- fermeture ou non de la bibliothèque pour l'installation du matériel et la formation du personnel : si oui, prévoir la durée d'interruption des activités ou la mise en place d'un service de substitution
- achat de diverses fournitures : codes barres, cartes de lecteurs, douchettes, imprimantes...
- désherbage du fonds et nettoyage de la base (inscriptions périmées, notices sans exemplaire, documents avec une localisation erronée, une mauvaise cote, sans code statistique...)
- réflexion sur une nouvelle organisation de la structure : réaménagement des locaux, des espaces de lecture ou des collections, localisation des prises, des câbles informatiques et téléphoniques...
- développement de nouveaux services : portail, liseuses, tablettes, ressources numériques, jeux...
C'est la phase la plus longue. Elle comprend :
- la préparation de l’informatisation : durée d’interruption de service, choix des éléments à récupérer (fichiers lecteurs, catalogue...), informatisation du fonds documentaire…
- l'installation et le paramétrage du SIGB, de l'OPAC (Online Public Access Catalog = catalogue de bibliothèque accessible en ligne), du portail
- la formation au logiciel à l'ensemble du personnel par l’éditeur : administration, modules
- la vérification des données migrées lors d'une ré-informatisation
- le catalogage rétrospectif du fonds de la bibliothèque : soit en récupérant les notices bibliographiques en ligne (voir Le circuit du document), soit en demandant au prestataire choisi, quand il le propose, la livraison de notices pour une constitution du catalogue. Cette demande figurera dans le cahier des charges. Si ce n'est pas le cas, la bibliothèque demandera un devis pour la constitution d'un fonds avec uniquement des notices ou avec des notices et des fiches d'exemplaires.
Tout au long de l'informatisation, différents bilans sont à prévoir entre l'équipe de la bibliothèque, le prestataire, la DSI afin de réaliser un point sur l'avancée du projet, les "bugs" à corriger, le respect du planning...