Projets

Informatisation : même pas peur !

Une informatisation n’est pas une opération neutre, elle peut remettre en cause le fonctionnement actuel de la bibliothèque, impacter les méthodes de travail et d'organisation. La Médiathèque départementale est un partenaire de la collectivité dans l’étude de faisabilité, du stade de la réflexion jusqu'à son aboutissement technique.

Plus de 85 % des bibliothèques publiques sont aujourd'hui informatisées. Ce n’est plus à démontrer : les établissements qui se sont lancés dans une (ré)informatisation ont vu les avantages des SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) dans leurs pratiques au quotidien et les possibilités de services offertes aux usagers.

Informatiser sa bibliothèque

Pour qui ?

Quelle que soit sa typologie, une bibliothèque peut s'informatiser en choisissant un SIGB libre ou payant.

Dans sa volonté d'atteindre sur le territoire 100 % de bibliothèques informatisées, la Médiathèque départementale accompagne les structures désireuses de concrétiser ce projet en : 

  • subventionnant l'achat de matériel informatique
  • proposant l'installation du logiciel libre Waterbear et la formation au personnel

Pourquoi informatiser ?

La décision d'informatiser une bibliothèque est très souvent associée à un projet d’ouverture d’un nouvel équipement, à une modernisation du fonctionnement de la structure ou encore à l'intégration d'une structure à un réseau de lecture publique. Ce projet se pense plusieurs mois à l'avance selon son ampleur.

L’informatisation améliore :

  • le fonctionnement interne en automatisant les tâches de gestion, prêts, retours, réservations, relances, catalogage, inventaire, statistiques et éditions… En conséquence, elle offre une plus grande disponibilité du personnel pour l’accueil du public, la valorisation et la médiation des collections.
  • les services rendus aux usagers par la mise à disposition de postes informatiques pour naviguer sur Internet, accéder à des ressources numériques, consulter le catalogue, y effectuer des recherches, réserver des documents...

En outre, elle facilite la réalisation du rapport annuel d'activité. Ce dernier est essentiel pour faire connaître le fonctionnement de la bibliothèque auprès des différentes institutions (Mairie, EPCI, Département, Etat) et les services rendus à la population.

En plus de la gestion courante de la bibliothèque, les fournisseurs de logiciels SIGB offrent une visibilité en ligne de l'établissement avec un portail proposant des services au public (coups de coeur, nouveautés, agenda des animations...) et une mise en réseau possible avec d'autres bibliothèques d'un territoire. 

Les pratiques des agents des bibliothèques et des usagers évoluent grâce à la RFID (Radio Frequency Identification). Elle réduit le nombre de gestes répétitifs lors des transactions de documents qui sont ainsi traités par lot. Les inventaires et récolements sont simplifiés. Les lecteurs sont autonomes pour les prêts et retours grâce à des automates de prêts.

Quel coût ?

Cette opération a un coût quel qu’en soit le projet et le choix du SIGB (libre ou payant).  Il est important de prévoir dans le budget consacré à l'informatisation les points suivants :

  • le matériel (ordinateurs, écrans, imprimantes, onduleur...) et son installation
  • le logiciel si choix d'un SIGB payant
  • les frais de la maintenance annuelle du matériel et/ou du logiciel (mise à jour)
  • le coût de l'hébergement de la base de données (version web du logiciel)
  • la formation des personnels
  • la récupération des données pour les bibliothèques qui se ré-informatisent
  • l'achat de fournitures (codes barres...)

Le cahier des charges

La Médiathèque départementale propose aux bibliothèques souhaitant s'informatiser un suivi de leur projet, de la réflexion jusqu'à la mise en service.

Comment informatiser ?

  • Mise en place d'un comité de pilotage ou d'un groupe de travail constitué de bibliothécaires, d'élus et éventuellement de représentants de la Médiathèque départementale en fonction du projet.
  • Réalisation d'une étude préalable d’analyse et de réflexion sur le fonctionnement actuel de la bibliothèque, ses besoins et ses objectifs de développement. Elle définit la configuration matérielle et logicielle la plus adaptée à partir des besoins et des attentes du public et des bibliothécaires.
  • Inscription du projet d’informatisation au budget de la collectivité.
  • Rédaction du cahier des charges : il comporte une présentation de la bibliothèque et de son contexte, un descriptif des fonctionnalités attendues et des tableaux de réponses. Il est judicieux d'y associer la DSI ou le prestataire informatique de la collectivité pour les caractéristiques techniques du matériel.
  • Envoi du cahier des charges aux éditeurs de logiciels et/ou aux fournisseurs de matériels si le marché prévisible est en deçà de 40 000 €. Sinon suivre les procédures des marchés publics (publicité et mise en concurrence).
  • Prise de contact avec la Médiathèque départementale et/ou la DRAC pour demander un dossier de subvention si éligibilité.

  • Dépouillement des réponses : à la réception des offres, le comité de pilotage du projet réalisera une grille d'analyse comparative de celles-ci : fonctionnalités, import des notices de la MD77, coût de l'offre, coût de la maintenance annuelle, des sauvegardes et de l'hébergement de la base de données (version web du logiciel), mises à jour, formations supplémentaires, ergonomie, simplicité d'utilisation (ses points forts, ses points faibles)...
  • Sélection d'une ou deux offres et demande d’une démonstration auprès des fournisseurs et d'établissements ayant le même logiciel.
  • Choix du logiciel et de la configuration matérielle : qualité de la maintenance, conditions de mises à jour du logiciel (fréquence, coût, durée d’indisponibilité des services), coût des licences par poste, de leur maintenance matérielle, extensions ou modules complémentaires, qualité du matériel proposé (caractéristiques techniques).
  • Délibération du Conseil municipal qui prévoit le plan de financement et sollicite les subventions nécessaires auprès du Département ,de l’Etat et de la  Région,
  • Renvoi du dossier de demande de subvention à la Médiathèque départementale et/ou à la DRAC avec le devis retenu si éligibilité.

Quelques conseils :

  • Les bibliothécaires, en plus des démonstrations de logiciel, peuvent contacter les communautés des utilisateurs du logiciel
  • Si cela est possible, associer la DSI de la collectivité ou de l'EPCI pour la rédaction du cahier des charges et le dépouillement des offres.
  • Avant le paramétrage du SIGB, le personnel réfléchira à la durée de prêt des différents supports, au nombre maximal de prêts par lecteur, aux différentes catégories de lecteurs...
  • Parmi le personnel, désigner la personne "référente" du logiciel qui sera l'interlocutrice privilégiée entre les bibliothécaires et le fournisseur du logiciel.
  • Afin de faciliter l'autonomie du personnel sur le logiciel, il est important de réaliser des tutoriels détaillés mais simples d'utilisation surtout pour les fonctions de base du SIGB (prêt et retour de documents, recherche au catalogue).
  • Communiquer auprès des usagers est essentiel : nouveaux services, nouvelles modalités de fonctionnement de la bibliothèque, nouvel aménagement des espaces....
  • Le futur logiciel doit respecter certaines normes garantissant l’échange des informations, l’import-export des notices et une meilleure exploitation du catalogue : normes ISO 2709, Z 3950, recommandation 995, nouvelle norme FRBR, UNIMARC...
  • Depuis l’entrée en vigueur du RGPD (règlement général sur la protection des données), il n'est plus nécessaire de déclarer à la CNIL le fichier informatique d’inscription des usagers et de gestion des prêts mais il existe des règles en matière de conservation des données à respecter.

La mise en oeuvre du projet

En amont d'une informatisation

Une informatisation, ce n'est pas seulement choisir un logiciel. C'est aussi l'occasion de repenser l'organisation et les services de la bibliothèque. Voici une liste non exhaustive de préalables à avoir en tête.

  • fermeture ou non de la bibliothèque pour l'installation du matériel et la formation du personnel : si oui, prévoir la durée d'interruption des activités ou la mise en place d'un service de substitution
  • achat de diverses fournitures : codes barres, cartes de lecteurs, douchettes, imprimantes...
  • désherbage du fonds et nettoyage de la base (inscriptions périmées, notices sans exemplaire, documents avec une localisation erronée, une mauvaise cote, sans code statistique...)
  • réflexion sur une nouvelle organisation de la structure : réaménagement des locaux, des espaces de lecture ou des collections, localisation des prises, des câbles informatiques et téléphoniques...
  • développement de nouveaux services : portail, liseuses, tablettes, ressources numériques, jeux...

C'est la phase la plus longue. Elle comprend :

  • la préparation de l’informatisation : durée d’interruption de service, choix des éléments à récupérer (fichiers lecteurs, catalogue...), informatisation du fonds documentaire…
  • l'installation et le paramétrage du SIGB, de l'OPAC, du portail
  • la formation au logiciel à l'ensemble du personnel par l’éditeur : administration, modules
  • la vérification des données migrées lors d'une ré-informatisation
  • le catalogage rétrospectif du fonds de la bibliothèque : soit en récupérant les notices bibliographiques en ligne (voir Le circuit du document), soit en demandant au prestataire choisi, quand il le propose, la livraison de notices pour une constitution du catalogue. Cette demande figurera dans le cahier des charges. Si ce n'est pas le cas, la bibliothèque demandera un devis pour la constitution d'un fonds avec uniquement des notices ou avec des notices et des fiches d'exemplaires.

Tout au long de l'informatisation, différents bilans sont à prévoir entre l'équipe de la bibliothèque, le prestataire, la DSI afin de réaliser un point sur l'avancée du projet, les "bugs" à corriger, le respect du planning...