Le rapport d’activité : une aide précieuse et un outil pratique qui réunit dans un même document l’ensemble des activités de la bibliothèque sur une année.
Une enquête annuelle du Ministère de la Culture
Chaque année, le Ministère de la Culture, via son Observatoire de la Lecture Publique (OLP), sollicite les bibliothèques françaises pour remplir un rapport d’activité à l’échelle nationale : le rapport Scrib (rebaptisé Neoscrib en 2020).
Ce travail est conduit en partenariat avec les Départements : c'est donc la Médiathèque départementale qui relaie l'enquête et vous sollicite.
Pour toute question, vous pouvez vous adresser à votre référent de territoire qui vous aidera à compléter votre rapport.
Le rapport d’activité, outil de communication et d’analyse
Le rapport d'activité sert à évaluer le fonctionnement de la bibliothèque et les services rendus à la population. Il est rédigé par le responsable et l'équipe de la bibliothèque, en fonction des domaines concernés. Les données recueillies sont exploitées à plusieurs niveaux :
Pourquoi remplir NeoScrib
Les statistiques fournies par les quelque 12 000 bibliothèques qui répondent chaque année au rapport fournissent des indicateurs précieux de l’activité des bibliothèques. Elles mesurent le poids de certaines pratiques, les évolutions et les tendances, ou tout simplement rendent compte des usages en bibliothèque aujourd’hui.
Remplir NeoScrib, c’est donc contribuer à l’élaboration des statistiques nationales sur lesquelles l'Etat s'appuie pour connaître l’état de la lecture publique en France aujourd’hui.
Toutes ces informations sont consultables dans les synthèses de l'OLP, mais aussi sous forme de cartographies permettant de croiser indicateurs et zones géographiques pour obtenir de précieux éléments d'information et de comparaison.
Ces données permettent enfin à l’OLP de proposer un classement des bibliothèques à l’échelle nationale, à travers une typologie se basant sur le niveau de services rendus par les bibliothèques.
Remplir son rapport d'activité est une obligation légale (Code du patrimoine).
C’est l’occasion de faire le point avec votre référent de territoire, qui met à jour les informations concernant la bibliothèque (adresse, coordonnées du responsable…), vous accompagne pendant la phase d’enquête, et vérifie avec vous certaines données.
Les informations collectées sont nécessaires à la Médiathèque départementale pour avoir une vision d’ensemble sur l’évolution de la lecture publique sur le territoire.
La saisie du rapport est un pré-requis pour pouvoir bénéficier de tous les services de la Médiathèque départementale (prêt de collections, formations, subventions...).
C’est l’occasion de faire le bilan de l’année passée, de réfléchir objectivement aux actions menées, d’observer des évolutions, et donc de se projeter. Le rapport évalue le service de lecture publique délivré par la collectivité ; il s’avère donc indispensable en termes de politiques publiques locales. Il fournit des éléments utiles pour faire évoluer le service en termes de missions, d'objectifs et de moyens. Par exemple, le constat d’une faible fréquentation des jeunes a une influence sur la politique documentaire (renforcement des acquisitions pour cette tranche d’âge) et sur le développement de services, d'actions culturelles et de partenariats (projets avec des collèges et des structures locales accueillant des jeunes…).
C'est également un outil d'aide à la décision : il rend compte objectivement du fonctionnement de la bibliothèque, de l’utilisation du budget, et il valorise le travail effectué. A ce titre, il est indispensable pour argumenter en faveur d’un développement des collections, d’un nouveau service, d'un changement d'horaires... auprès de vos élus ou de l’autorité de tutelle.
Enfin, c’est une opportunité de se situer dans un contexte plus large.
En résumé, NeoScrib, c’est :
une occasion de faire le bilan de l’année écoulée
un outil d’aide à la décision, et un support d’argumentation pour vos projets
une collecte de données qui situera votre activité dans un contexte local, départemental, et national.
En pratique : Remplir son rapport NeoScrib
Le rapport est rempli en ligne sur le site NeoScrib, avec des identifiants qui vous sont communiqués par votre référent de territoire.
Suivant la configuration de votre collectivité, vous pouvez être amené à remplir différents types de rapports. Le type de rapport correspondant à votre collectivité est renseigné chaque année par la Médiathèque départementale en fonction d'un certain nombre de critères établis par l'OLP.
Leur forme dépend de :
Le rapport peut être :
complet
abrégé
très abrégé
patrimonial (pour les bibliothèques disposant de fonds patrimoniaux)
Selon que vous travaillez pour une commune ou une intercommunalité, que votre bibliothèque mène tout ou partie de son travail en réseau (personnel mutualisé, catalogue commun, programmation culturelle partagée...), vous serez amené à renseigner des données concernant :
un "lieu de lecture" : il y en a autant que de bâtiments. Par exemple, si vous travaillez pour un réseau de 10 bibliothèques, qu'elles soient municipales ou intercommunales, il y aura 10 lieux de lecture
une "unité de coopération" : cette appellation désigne toute mutualisation, qu'elle soit administrative (par exemple, un réseau de bibliothèques sur une commune), ou qu'elle concerne un champ d'activité particulier (par exemple, des bibliothèques partageant un catalogue en ligne feront l'objet d'une unité de coopération). Les données renseignées dans ce rapport seront toutes celles qui concernent ces activités partagées par plusieurs lieux de lecture
un "lieu uniquement administratif" : cela concerne les structures fermées au public dans lesquels on trouve, par exemple, le bureau de la direction, s'il n'est pas rattaché à une structure
Attention ! Selon le contexte, il est possible que vous ayez plusieurs rapports à remplir (celui de votre lieu de lecture ET celui d'une unité de coopération, par exemple). Si c'est le cas, vous trouverez l'ensemble des données à compléter dans votre espace sur le site NeoScrib.
Quelques astuces...
Assurez un suivi de votre activité tout au long de l’année. Il n’est pas toujours facile lorsqu’on remplit le rapport, généralement entre février et avril, de se souvenir de ce qui a été fait tout au long de l’année précédente ! C’est pourquoi il est important de faire des bilans qualitatifs et quantitatifs de toutes vos actions, pour vous en souvenir l’année suivante !
Apprivoisez les statistiques de votre SIGB. Il vous sera demandé chaque année de communiquer des statistiques concernant vos collections, vos usagers, le nombre de prêts et de réservations effectués dans l’année… Il est indispensable de savoir trouver ces chiffres grâce à votre SIGB. Si ce n’est pas le cas, sollicitez votre fournisseur de SIGB ou tournez vous vers la communauté des utilisateurs. Si une notion ou une question n’est pas claire, vous pouvez également vous adresser à votre référent de territoire.
Anticipez. Certaines questions nécessitent de solliciter d’autres services de votre collectivité : budget Ressources Humaines, coût de l’entretien du bâtiment, … Pensez à demander ces chiffres dès que le rapport arrive, pour laisser le temps à vos collègues de vous fournir les informations demandées dans les délais impartis.
