Le circuit du document

Qu'elle se fasse en librairie ou par des fournisseurs en ligne, toute commande nécessite l'établissement d'un bon de commande (ou bon d'engagement). Il s'accompagne de la liste des documents à acheter.

A la réception de la commande, les documents sont pointés et leur état est vérifié (pages manquantes, couverture détériorée...). Le bon de livraison, le bon de commande et la facture doivent correspondre.

Un numéro unique est attribué à chaque document : c'est le numéro d'inventaire. Il s'agit d'un code-barre (ou d'une puce RFID) collé sur le document, permettant ainsi de le prêter informatiquement et de connaître sa localisation.

Les documents sont estampillés avec le tampon de l'établissement ou de la collectivité afin d'attester de la propriété de la bibliothèque. Cela évite aussi leur vol ou leur revente.

La cotation détermine l’adresse d’un document, l'emplacement physique où il sera rangé.

Pour cela on utilise un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) qui permet de localiser le document dans la bibliothèque. La cotation est propre à chaque bibliothèque.

En général, la cote est construite avec le symbole donné lors de l'indexation et les 3 premières lettres du nom de l'auteur.

Matériellement, c'est une étiquette collée sur le document. Son positionnement varie selon les documents et leur mode de rangement : bas ou haut du dos pour les livres rangés sur des étagères, sur la face du CD ou du DVD s’ils sont rangés en bacs, idem pour les BD.

Les documents sont rangés sur les étagères ou dans les bacs, en fonction de leur cote, à disposition du public. Certains peuvent être exclus du prêt et seulement consultables sur place (dictionnaires, ...).

Il existe plusieurs façon d'organiser les collections : par genre (RP, SF, BD...), espaces (adultes, jeunesse) ou fonds spécifique (fonds local...), en fonction des âges du public (adolescents, bébés lecteurs, premières lectures...).

Pour une bonne visibilité des documents et afin qu'ils trouvent leur public, les usagers doivent y accéder sans difficulté :

• rayonnages ni trop hauts, ni trop bas
• mobilier adapté aux types de documents (DVD, CD, périodiques)
• signalétique visible et attrayante
• documents propres et bien rangés
• mise en valeur des collections : présentation en "facing" sur les étagères des dernières acquisitions, de documents liés à des animations...

Voir aussi : Culture contemporaine / Zoom sur "Valorisation des collections"

Cette opération, réalisée régulièrement, consiste à retirer des rayonnages les ouvrages abîmés, défraîchis ou obsolètes pour offrir des collections plus pertinentes, plus adaptées et plus attrayantes au public.

Pour cela, la méthode IOUPI est privilégiée :
I : incorrect, fausse information
O : ordinaire, superficiel, médiocre
U : usé, détérioré, laid
P : périmé : document dont les informations ne sont plus à jour
I : inapproprié, ne correspond pas au fonds :
par exemple, trop spécialisé ou trop abstrait par rapport au public de la bibliothèque

Avant tout désherbage, il est nécessaire de prendre une délibération municipale indiquant les critères d'élimination jusqu'à la destination des documents retirés (déchetterie, dons à d'autres bibliothèques ou organismes, vente).

La mention « pilon » ou « retiré des collections » devra apparaître sur le document.

• Voir aussi : Le désherbage de A à Z en bibliothèque

Cela permet de vérifier l'intégralité des collections de la bibliothèque. On compare ainsi les documents réellement présents dans la bibliothèque (rayonnages, bureaux, réserve...) avec les inventaires présents dans le catalogue. Il se fait, chaque année, en totalité ou partiellement selon l'importance des collections.

Avant de commencer cette opération, il convient de pratiquer un désherbage, de pilonner les anciennes revues, de bien ranger les rayons...

A la fin du récolement, on a l'état réel des collections et est ainsi réalisée une mise à jour du catalogue. C'est un indicateur pour les acquisitions dans le cas d’ouvrages manquants ou en mauvais état, sur les ouvrages rarement empruntés, sur les anomalies (mauvaise cote ou localisation).

• Le récolement n'est pas une tâche fastidieuse : le récolement à la Médiathèque départementale du Jura

C'est le pointage des numéros reçus.

On connaît ainsi l'état de la collection du périodique. Grâce à ce suivi, les bibliothécaires peuvent réclamer les numéros non reçus ou renouveler l'abonnement avant sa date de fin sans interruption dans les collections.

Quand le périodique le nécessite (dossiers, hors-séries, numéros spéciaux...), on catalogue l'article, le dossier important comme une monographie en précisant :

• le nom du ou des auteurs
• le titre de l'article ou du dossier
• la pagination
• les mots matières

Les périodiques sont souvent en libre accès dans des présentoirs : le dernier numéro est généralement à consulter sur place alors que les anciens sont empruntables.

Leur stockage peut poser un problème, surtout pour les quotidiens. Régulièrement, il est donc nécessaire de faire de la place. Plusieurs possibilités s'offrent aux bibliothécaires :

• conservation partagée avec d'autres bibliothèques
• conservation des titres avec un intérêt local
• destruction des exemplaires
• don à des structures (avec accord de la tutelle)