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Informatiser sa bibliothèque

Une informatisation n’est pas une opération neutre, elle peut remettre en cause le fonctionnement actuel de la bibliothèque, impacter sur les méthodes de travail et d'organisation. La Médiathèque départementale est un partenaire de la collectivité dans l’étude de faisabilité, du stade de la réflexion jusqu'à son aboutissement technique.

Informatiser sa bibliothèque

Pourquoi informatiser ?

L’informatisation permet d’améliorer le fonctionnement interne en automatisant les tâches de gestion, prêts, retours, réservations, relances, catalogage, inventaire, statistiques et éditions… En conséquence elle offre une plus grande disponibilité du personnel pour l’accueil du public, la valorisation et la médiation des collections.
Elle permet d’améliorer les services rendus aux usagers par la mise à disposition de postes de consultation publique ou « OPAC » : consulter le catalogue, effectuer des recherches, réserver des documents, consulter l'état du compte lecteur.

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Informatiser à tout prix ?

Cette opération a un coût non négligeable quel qu’en soit le projet. De ce fait, l’opportunité d’une informatisation se pose en fonction de différents critères :

  • importance du fonds,
  • volume des prêts,
  • amplitude d’ouverture,
  • capacité du lieu « à s’adapter aux contraintes liées »,
  • formation des personnels,
  • budget d’acquisition.
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Eléments déclencheurs de l’informatisation

  • Projet d’ouverture d’un nouvel équipement,
  • Nécessité de gestion (modernisation du fonctionnement de la structure).
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Les étapes de l'informatisation

Constitution du cahier des charges

  • Contacter la Médiathèque départementale (conseil technique sur l'ensemble du projet, depuis la réflexion jusqu'à la mise en service),
  • Etudier le projet en partenariat avec la Médiathèque départementale, les élus et les bibliothécaires pour une présentation du projet ainsi que son échéancier (réflexion, évaluation sur le fonctionnement actuel et futur de la bibliothèque),
  • Rédiger le cahier des charges,
  • Demander les devis matériel, logiciel, formation, maintenance, rétrospection,
  • Envoyer le cahier des charges aux éditeurs de logiciels et ou fournisseurs de matériels si marché prévisible en deçà de 20 000 €, sinon suivre procédures des marchés publics (publicité et mise en concurrence),
  • Inscrire le projet d’informatisation au budget de la collectivité,
  • Contacter la Médiathèque départementale pour demander un dossier de subvention,
  • Contacter la DRAC pour demander un dossier de subvention si éligibilité.
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Réponses des éditeurs au cahier des charges

CONSEILS
  • Commencer à recevoir les fournisseurs
  • Contacter les structures de même typologie déjà informatisées et expérimentées
  • Se renseigner sur la qualité de la maintenance et les conditions de mises à jour (fréquence, coût), le coût des licences par poste, de la maintenance matérielle, des extensions ou modules complémentaires
  • Se renseigner sur l’évolutivité du logiciel, son ergonomie, sa simplicité (ses points forts, ses points faibles)
  • Etablir une grilles d’analyse comparative (qualité de la formation, du matériel, temps de prise en main nécessaire, durée d’indisponibilité de service)
  • S'assurer du respect de la norme 995 et Unimarc Iso2709.
  • Dépouiller les réponses,
  • Sélectionner une ou deux offres et s’enquérir d’une démonstration auprès des fournisseurs et demander établissements sur le territoire ayant même logiciel,
  • Retenir le logiciel et la configuration matérielle,
  • Délibération du Conseil municipal qui prévoit le plan de financement et sollicite les subventions nécessaires auprès du Conseil général ,de l’Etat et du Conseil régional,
  • Renvoyer le dossier de demande de subvention à la Médiathèque départementale avec le devis retenu,
  • Renvoyer le dossier de demande de subvention à la DRAC si éligibilité.
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Mise en place

  • Préparation de l’informatisation (durée d’interruption de service, rétro conversion, installation, paramétrage, informatisation du fonds documentaire,…),
  • Formation au logiciel par l’éditeur (administration, modules),
  • Formations complémentaires si nécessaire par la Médiathèque départementale ou le CNFPT,
  • Déclaration à la CNIL .
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Voir aussi

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